Máy scan là loại máy khá thông dụng được trang bị trong các văn phòng công ty, tiệm Photocopy,… Là một trong những thiết bị giúp lưu các giấy tờ bản cứng thành file. Bài viết dưới đây mill6.org sẽ cho bạn giúp tìm hiểu scan là gì, một số công dụng của máy scan và cách scan giấy tờ đơn giản nhé.
I. Scan là gì?
- Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.
- Cách thức hoạt động tương tự như máy photocopy, sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.
II. Công dụng của scan
1. Lưu trữ tài liệu
- Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên cần thiết hơn.
- Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.
2. Bảo mật thông tin
Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.
3. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng
- Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
- Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.
- Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.
III. Hướng dẫn scan giấy tờ
- Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan
Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính.
Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.
- Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Mở phần mềm scan, sau đó điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu. Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.
- Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.
IV. Các loại máy scan ưa chuộng hiện nay
1. Máy quét Epson V370
- Máy quét Epson V370 sử dụng độ phân giải quang học cao 4800dpi và mật độ quang học 3.2 cho chất lượng quét tốt. Công nghệ hàng đầu cho độ sâu màu 48 bit và ICC profile nhúng vào ảnh giúp tái tạo màu chính xác.
- Với chiếc máy scan này, người dùng có thể quét, xem, chỉnh sửa, lưu và truyền các tài liệu đã quét. Không những thế, máy còn được trang bị giải pháp hình ảnh kỹ thuật số toàn diện, giúp kiểm soát và nâng cao chất lượng hình ảnh, từ đó nâng cao chất lượng tài liệu giúp tài liệu rõ và dễ đọc hơn.
- Phần mềm OCR thông minh được tích hợp kèm có thể hỗ trợ chuyển đổi tài liệu giấy, ảnh số và các tập tin PDF sang văn bản điện tử ở định dạng có thể soạn thảo và tìm kiếm được.
2. Máy scan Epson DS-360W
- Máy scan Epson DS-360W có chức năng scan 2 mặt tự động và tính năng quét màu/đen trắng sắc nét, giúp công việc scan trở nên chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt là khe cắm thẻ cứng chuyên dụng như thẻ nhựa ID, thẻ tín dụng, namecard,… giúp bạn thực hiện công việc scan nhanh chóng và tiện lợi hơn bất cứ lúc nào.
- Với độ tương phản là 600dpi giúp kết quả scan được rõ nét như với bản cứng (bản gốc). Tốc độ scan nhanh là 25 trang/phút và 50 ảnh/phút giúp đẩy nhanh quá trình làm việc của máy. Kết nối wifi giúp bạn dễ dàng chia sẻ và trao đổi dữ liệu trong nhóm làm việc.
3. Máy scan Brother ADS-2200
- Máy scan Brother ADS-2200 đáp ứng nhu cầu sử dụng hiệu quả nhờ tốc độ quét nhanh 35 trang/phút, 70 ảnh/phút, tính năng quét một lần và có khả năng xử lý đa phương tiện bao gồm: Tài liệu hai mặt, biên nhận và thậm chí cả thẻ nhựa dập nổi. Người dùng có thể scan các tệp PDF, email, OCR, hình ảnh và trực tiếp từ USB.
- Máy có chức năng quét màu đen trắng. Độ phân giải quang học 1200 x 1200dpi giúp hình ảnh được scan sắc nét, chân thực đến độ hoàn hảo nhất. Máy quét màn hình ADS-2200 tương thích hệ điều hành Windows và Mac và nhiều hơn nữa.
Trên đây là những khái niệm và thông tin tổng quan nhất để trả lời cho thắc mắc scan là gì? Hy vọng qua bài viết, bạn có thể thực hiện scan tài liệu thành công